Cómo gestionar tu tiempo para la máxima productividad

Es tan fácil sentirse ahogado con todos los proyectos, todas las tareas y las decisiones y ver como se escapa el tiempo y no sabes a donde ha ido. Aparte de cosas de trabajo tienes que hacer comidas, compras, y otras tareas fuera del trabajo, y cuando no tienes que ir a una oficina para trabajar, es incluso más caótico.

Entonces lo que hago eso que cuando me levanto por la mañana reviso cuales son mis objetivos. Me ayuda a tener claridad. Miro todas las cosas que están por hacer y decido cuales son los más importantes. La primera hora del día es el más importante. Es cuando me digo a mi mismo que tengo que aprovechar el día al máximo.

• Cada hora tiene que estar contada
• Las horas de trabajo tienen que ser productivas
• Tengo que estar concentrados siempre en lo más importante
• Tengo que tener documentado lo que he hecho cada hora (con un diario)

En el momento que entras en el trabajo hasta el momento que sales normalmente han pasado 8 horas. Pero te has parado a pensar, ¿cuánto tiempo trabajas de verdad?

¿3, 4, 5 horas? ¿Cuánto tardas en empezar con el primer proyecto, o la primera llamada (si eres vendedor)? Primero hay que tomar una taza de café, contestar e-mails, saludar a los amigos en el Messenger, ver que tal quedó tu equipo preferido del fútbol. Antes de que te diste cuenta (ayudo que no pasó el jefe por tu mesa en este tiempo) pasaron 2 horas sin que hayas hecho nada útil.

Empiezas a trabajar y anda ¡Es la hora de comer! Bajas a comer con los amiguitos del trabajo y vuelves de nuevo a tu puesto. Pero claro, no hay que empezar a trabajar ya, acabas de volver de comer, tiene que sentarse la comida. Así que, decides dar una vuelta por la oficina, saludar a la nueva/al nuevo compañero y preguntarle qué tal se encuentra en el empleo. Habláis un rato y luego vuelves a tu mesa y decides trabajar.

Al cabo de 2 horas llega el jefe, quiere verte en su oficina. No es nada grave, no has hecho nada malo. Solo quiere enseñarte un nuevo proyecto. Sales de su oficina y te quedas hablando con la secretaria. Media hora después vuelves al trabajo. Ya solo te falta una hora hasta irte a casa. Decides mirar y contestar el correo para matar un poco de tiempo.

Reconozco que esto es un poco exagerado, pero piénsalo bien, ¿Cuánto tiempo trabajas realmente? ¿Estás en la oficina o estás en el trabajo? Puedes sumar meses de trabajo cada año (y meses de ingresos si trabajas para comisiones) en ese tiempo perdido.

Y de ese tiempo que realmente estás haciendo trabajo, ¿Estás haciendo las cosas difíciles y necesarias o estás haciendo lo fácil y menos productivo? Lo más productivo siempre es lo más difícil, lo que requiere más esfuerzo. No hay tiempo para hacer todo, pero siempre hay tiempo para hacer lo más importante.

Debes estar siempre metido en la actividad que es el más necesario para producir más resultados. Refleja sobre tus hábitos de trabajo y decide si este es tu caso, en ese caso, promociones, aumentos de ingresos y muchos éxitos están en tu futuro.

Debes saber tus objetivos para ser más productivo

Cuando hablamos de ser productivo lo primero que tenemos que mirar es cuales son nuestros objetivos porque podemos ser muy ‘productivos’ haciendo cosas pero si no cumple un propósito importante para nosotros no sirve para nada.

Si eres una persona con ganas de hacer muchas cosas te habrás dado cuenta de que hay un número muy limitado de horas cada día. Antes de que te des cuenta es hora de acostarse y has hecho todo lo que estabas obligado a hacer (ir al trabajo, hacer la compra, etc.) pero nada de lo que realmente quieres hacer o necesitas hacer para progresar en tu vida.

Dado que hay tan poco tiempo y tantas cosas que podemos hacer, tenemos que decidir cuáles son las cosas más importantes para nosotros porque simplemente no podemos hacer todo lo que se nos antoja. Ni yo puedo hacer todo lo se me antoja y puedo poner el horario como me da la gana, no tengo empleo y no tengo hijos.

De modo, como mencioné al principio, primero debemos fijar nuestros retos. No tiene que ser económico.  Puede ser de un reto de estar en forma. Para cumplir con ese reto tienes que ir 3 o 4 días al gimnasio o practicar algún deporte. Si es un reto de mejorar la relación con tu hijo puedes decidir que necesitas pasar 2 horas al día con él. Si tu objetivo es saber tocar la guitarra sabes que tienes que practicar a diario. Igual que si quieres ganar 200 o 300 al mes con tu blog, sabes que debes hacer una serie de cosas a diario para cumplir con este objetivo.

Entre las cosas que tienes que hacer porque no queda otra (compra, trabajo, cocinar, etc.) y lo que quieres hacer, decide que es, de forma absoluta, lo más importante. Si intentas hacer demasiado no harás nada bien, no terminarás las cosas, no progresarás y acabarás frustrado y estresado. Hay que aceptar que hay un límite a lo que podemos hacer a diario.

¡Pon la cosa más importante primero en tu día! O ponlo lo antes posible. Si tienes que trabajar a las 9, levántate a las 5:30 y dedica 2 horas por la mañana. Así sabes que has cumplido con lo más importante y así vas a progresar en tus propósitos. Si lo dejas para después del trabajo o tarde ya no tendrás las ganas ni energía para hacerlo. Es el mismo concepto de pagarte primero del libro ‘El hombre más rico de Babilonia’.  Te pagas primero el dinero para invertir, ahorrar y donar y vives (o sobrevives como puedes) con el resto. Esto es igual. Decides que es lo más importante y haces eso primero y te apañas con lo demás que tiene menos importancia para ti.

Asegúrate planificar el tiempo suficiente para hacer las cosas bien. Todos somos diferentes pero yo me he dado cuenta de que si hago una lista de muchas cosas, por ejemplo de 1 hora cada 1, son demasiados cambios e interrupciones. Yo necesito estar concentrado en una cosa más tiempo y es mejor tener tiempo para terminar una cosa antes de pasar a otra.

Una vez que tenga mi horario sé que hacer cierta cosa a cierta hora, tanto que si me apetece como si no. Si no me hago un horario sé que no haré las cosas que debo hacer para mejorar mi vida, el tiempo simplemente pasa sin que yo lo controle. Algunos recomiendan planear toda la semana.

Si cosas ‘urgentes’ surgen, al menos de que te lleven solo 5 minutos, apuntalas en tu lista de cosas que hacer y lo puedes hacer en tu programación de los próximos días. Solo piensa siempre en la importancia que tiene cada cosa y el tiempo que va a durar esa importancia. Algo puede parecer urgente pero si piensas en la importancia que puede tener en los próximos 6-12 meses puede ser insignificante.

1. Decide que es lo más importante para ti
2. Elimina las cosas menos importantes (incluso obligaciones, ¿cómo puedes cambiarlo para que dejen de ser obligaciones?)
3. Crea tu horario
4. Cumple tu horario

¿Cuanto vale tu tiempo? ¿Estás haciendo actividades que generan dinero?

Las actividades productivas incluyen:

• Creando productos (y páginas)
• Haciendo marketing
• Mejorando procesos de marketing
• Manejando proyectos que ganan dinero
• Creando alianzas beneficiosas (que ganan dinero)
• Creando escalabilidad y apalancamiento

Actividades super-productivas incluyen:

• Creando sistemas que crean productos
• Creando sistemas que hacen marketing

¿Cuanto tiempo pasas concentrado en una de estas tareas sin interupciones? Leyendo y contestando correo, leyendo blogs (educativos), viajes al baño y a la cocina no cuentan, aunque todo eso sea necesario.

Pon un reto de hacer 3 o 4 horas cada día que encajan con la definición de productivo, sin interrupciones. Usa una alarma que suena cada hora. Y también puedes apuntar en un cuaderno lo que has hecho durante este tiempo y así tienes una vista real de lo productivo que eres.

Si tu primer reto es $88,000 por año y trabajas 4 horas productivas al día, eso significa que tienes que hacer trabajo (productivo) que paga $76/hora. ¿Estas haciendo ahora un labor que vale $76/hora? Si no es así, no puedes esperar ganar más dinero de lo que ganas ahora.

Puedes aumentar el valor de tu tiempo, ahora misma, analizando lo que estas haciendo, y que resultados estas teniendo. Si ya llevas, al menos, un poco de tiempo trabajando para sostenerte con Internet debes de tener algunas actividades. Debes revisar tus actividades, cada una de ellas y ver cual aporta más dinero por menos trabajo.

Si no vendes nada y solo trabajas para AdSense, por ejemplo, puedes mirar que Webs, o que secciones de una misma página, o tipo de información, ingresa más. Que páginas, información, o sistema cuesta menos tiempo y menos trabajo. ¿Si trabajas x horas sobre una cosa, cuanto dinero ingresa esas horas de trabajo?

Si encuentras las cosas con más apalancamiento (menos trabajo, más beneficio), debes céntrate en ellas y crecerlas. Imagina que tienes un sistema para poner anuncios clasificados. Esta sección de tu página te ingresa $700 al mes en AdSense. Puedes pagar a otra persona $500 para mantener y seguir desarrollando la sección. Te llevas $200 y has liberado tu tiempo para hacer más cosas. Tienes otra sección de contenidos que ahora genera $400/mes. Puedes pagar a otra persona $200 para seguir añadiendo contenidos para mantener esta cantidad de ingresos y subirla con la adición de más contenidos, liberándote del trabajo y liberando tu tiempo.

Ahora tienes $400/mes y todo tu tiempo de vuelta para seguir construyendo, además que esos $400 iran subiendo de esas 2 secciones. Claro que no puedes pagar a nadie hasta que primero seas capaz de generar algo solo, o colaborando con unos socios. Cuanto más tiempo pasas en tareas más valerosas como coordinar a otras personas y proyectos, creando sistemas y temas súper-productivos, te moverás hacia esas ganancias que deseas.

Antes de delegar nada, quieres estar seguro de hacerlo de la forma más rápida y eficaz. Quieres crear y un documentar un sistema para todo. Y muchas veces solo mejorando un poco el sistema o el proceso de hacer algo, puedes empezar a avanzar más rápidamente.

La forma más fácil para mejorar un sistema es poder visualizarlo. Puedes crear un mapa de procesos. Esto es un diagrama que muestra los procesos de cada tarea y las personas involucradas. Te puede parecer tonto hacer esto ahora, pero si coges practica con las cosas sencillas, empiezas a pensar y moldear tu forma de pensar y analizar los procesos para ser siempre lo más eficaz posible. El tiempo que tomas paras las cosas se convierte en dinero, más productividad = más dinero. Puedes crear mapas de procesos con Microsofto Visio.

El problema más grande de los autónomos que ganan dinero en Internet es que siguen con mentalidad de autónomo. Intentan hacerlo todo solo, trabajan día y noche con poco resultados porque no tienen apalancamiento ni escalabilidad. Como puede una persona ser efectiva: creando cartas de venta, campañas de Adwords, reclutando afiliados, diseñando páginas, diseñando anuncios, diseñando banners, recogiendo testimoniales, gestionando ingresos y pagos, escribiendo copy, entregando materia, creando programas de afiliados, escribiendo blogs, escribiendo artículos, escribiendo informes, preparando listas, haciendo investigación sobre palabras claves, programando, intercambiando enlaces, etc etc, etc.

¡Siempre están buscando más cosas para hacer, y hacerlo ellos mismos! (Yo, el más culpable de todos) Si quieres llegar a la cifra de ingresos que deseas tienes que dejar de lado el autónomo y actuar como una empresa, dedicarte a tus puntos fuertes y emplear o contratar freelance para hacer lo demás. Y cuando llega el momento que puedas empezar a delegar no vayas a lo más barato para la tarea en cuestión. Debes construir una relación de trabajo, tener a esa persona disponible para cuando la necesites. Seria tonto empezar con una persona nueva cada vez. Necesitas un equipo.

¿Estás usando apalancamiento para producir más con menos?

Apalancamiento es la acción y efecto de levantar, mover algo con ayuda de una palanca. Esta es la definición oficial de la Real Academia. En temas de dinero, negocio y también Internet, esto es un concepto fundamental. Una definición mas preciso para lo que estoy hablando sería:

Producir cada vez más con cada vez menos. (Dinero, labor, sudor…)

Se debe tener este concepto en mente con todo lo que hagamos en Internet. Cada pieza de obra que hagas, cada hora de trabajo que sudes debe ser una inversión de tiempo en la creación de un sistema de palancas.

Por eso la gente con experiencia en Internet siempre dicen que si pudiesen volver atrás se hubiesen dedicado a nichos similares entre ellos. ¿Por qué? Porque así tenían mucho más apalancamiento, podrían usar una página para promocionar otra. Podrían crear un producto y promocionarlo en todas las páginas o crear un boletín y conseguir altas desde todas. Pueden aprovechar una audiencia y ofrecerles más, en vez de empezar de nuevo e ir en busca de otra audiencia para las nuevas páginas que hagan.

Otro uso de apalancamiento online es cuando alguien vende un producto y en vez de solo promocionarlo a sus visitantes o a sus suscritores, hace tratos con todos los otros en el mismo nicho o en nichos similares ofreciéndoles una generosa comisión para promocionar también a sus listas y sus visitantes.

Un buen apalancamiento en Internet puede ser el uso combinado de AdSense y AdWords. Muchas veces lo llaman arbitraje y suena como algo malo, algo que aporta poco valor en Internet, pero depende de cómo lo hagas.

Digamos que tienes una página nueva que esta construida de forma que necesita usuarios para funcionar. Empezando desde cero es un poco complicado. Si buscas tráfico ‘orgánico’, por métodos tradicionales, ¡olvídalo!

Sin embargo, en algún caso, puedes anunciar en AdWords para enviar la gente a tu página, gente que no la encontraría de otra forma. Pero a la vez tienes AdSense en tu página. Si lo haces bien, puedes ganar lo suficiente con AdSense para cubrir tus gastos de AdWords y a la vez aumentar rápido el número de usuarios en tu página.

Esto es un sistema tremendo, con el paso del tiempo, la página habrá crecido tanto y los usuarios habrán puesto tantos contenidos que entra muchísimo tráfico gratis de buscadores y alucinarás sobre todo el tiempo que te ahorraste en no hacer intercambios de enlaces y todo lo demás en que la gente pierde tiempo para promocionar sus páginas.

Usa tu cabeza, que es la palanca más grande que tienes.

La gente rica usa aplacamiento siempre. La gente pobre no lo usa nunca. Si usas apalancamiento puedes servir a cada más gente, dar cada vez más servicio y recibir cada vez más recompensa y llegar más lejos, más rápidamente. Si no lo usas, no puedes servir a mucha gente, no llegarás lejos y no recibirás mucha recompensa.

El lado derecho del cerebro, la creatividad te hará mil veces más productivo

Consejos de Brian Tracy para ser más productivo

No ha nadie mejor que Brian Tracy para darnos unos buenos tips:

Todo se debe escribir. Siempre hay que pensar ‘con papel’. A las tareas que tengas pendientes se deben de poner una letra:

• A – Lo más importante, tendrá el mayor impacto sobre tu trabajo/vida
• B – Menos importante, si no lo haces algunas personas pueden estar molestas pero no es grave
• C – No es importante, te gustaría hacerlo pero su importancia es realmente nula
• D – Delegar, Cualquier cosa que puedas delegar, debes hacerlo para liberar tu tiempo para poder hacer tareas tipo A. Se delega cualquier cosa que no sea necesario que tú mismo lo hagas.
• E – Eliminar por completo, quizás antes era importante pero ya no tiene ningún beneficio.

Obviamente quieres trabajar siempre en las tareas A primero. Muchas personas se dedican a pequeñas cosas no importantes para quitarlos de encima como hábito y eso hace que rara vez trabajen en las cosas realmente importantes que pueda tener más impacto sobre sus resultados.

Aparte de la lista de tareas debes tener listas para el día, la semana, y el mes. Así planeas por adelantado lo que quieres lograr cada mes y es más fácil dedicarse a lo que es realmente importante en vez de dejarse llevar por las pequeñas cosas que surgen en el día a día.

Si tienes retos, de esto modo puedes planear todas las cosas importantes que tienes que hacer y bien subministrar tu tiempo para lograrlos. Conozco mcha gente que dice, “Voy hacer esto…Y lo otro… Y no sé qué y no sé cuantos” pero nunca lo hacen porque nunca planean y toman el tiempo para hacerlo. Siempre hacen otras cosas que consideran urgente o más importante aplazando lo que es realmente importante.